Sok kis- és középvállalkozás küzd azzal, hogy a papíralapú dokumentumok felhalmozódnak, miközben a digitális archiválás bevezetése ijesztően nagy feladatnak tűnik. A folyamatot érdemes fokozatosan, öt lépésben végigvinni.
Először mérd fel, milyen dokumentumtípusok érkeznek be rendszeresen, és melyeket kötelező eredetiben megőrizni jogszabály szerint. Másodszor vezess be egy egységes elnevezési és mappastruktúrát a digitális fájlokhoz, mielőtt elkezdenéd a szkennelést.
Harmadszor különítsd el az aktív és archív papírokat fizikailag is: az aktív ügyekhez tartozó dokumentumokat tartsd kéznél egy asztali iratrendezőben, az archívokat pedig dobozokban, dátum szerint címkézve.
Negyedszer állíts fel egy rendszeres "digitalizálási napot" hetente, amikor a beérkezett papírokat beszkenneled és lefűzöd. Végül, ötödször, vezess be egy megőrzési naptárat, amely jelzi, mikor selejtezhetők ki biztonságosan a lejárt megőrzési idejű dokumentumok.